A Tropical Marine Centre (TMC) é o líder europeu no fornecimento de espécies marinhas de origens eticamente controladas para o comércio ornamental há mais de 40 anos, além de produtor e distribuidor de produtos inovadores e de qualidade para aquários, aquários plantados e lagos.

Mudar. Não é fácil.

Qualquer sistema (humano, animal, corporativo) luta para manter-se em equilíbrio.
Logo, para a maioria das empresas, a dor de mudar é superior à dor de manter o Status Quo.

Mesmo quando esse Status Quo inclui os seus sistemas de gestão empresarial atuais – que se tornaram disfuncionais, dispendiosos e não conseguem acompanhar a agilidade dos negócios e mercados. O mesmo acontecia na TMC.
Um dia, chegaram à conclusão que não podiam adiar a atualização do sistema de gestão que tinham. Veja como a TMC encontrou a solução e o parceiro ideais para mudar com confiança.
E acima de tudo, ver o negócio com outros olhos e inovar.

“Existem várias soluções de ERP que, independentemente da diferença de preços, parecem semelhantes e muito completas. A maior preocupação era encontrar um parceiro que entendesse verdadeiramente as nossas necessidades e dificuldades.”

Brian Schaff (Administrador da TMC IBERIA).

Desafio

Encontrar o parceiro ERP ideal que entendesse verdadeiramente as particularidades do negócio da TMC.

A TMC trabalhava, há mais de uma década, com uma solução de gestão central inglesa criada à medida. E localmente trabalhavam contabilisticamente com uma solução nacional. Como eram sistemas demasiado rígidos, qualquer alteração tornava-se desnecessariamente dispendiosa.
Além disso, tinham de trabalhar em dois sistemas separados (processual e contabilístico). Isso criava imensos problemas de reconciliação. Perdiam tempo precioso.

Era insustentável manterem esse sistema de gestão por mais tempo.

A solução ideal seria centralizar todos os processos numa solução, incluindo as áreas contabilísticas e financeiras. Isso seria muito útil e permitiria poupar muito tempo e muito trabalho.
Ou seja, necessitavam de um ERP moderno.

O grande desafio era encontrar uma solução ERP e o parceiro ideais.

Qualquer que fosse a solução escolhida teria de se adaptar ao negócio da TMC: uma grande variedade de produtos; cada produto tem várias particularidades legislativas – alguns são animais vivos que crescem, reproduzem stock, morrem e dividem-se.

“Nós tínhamos a perfeita noção de que uma equipa inicial mal escolhida seria desastroso e bastante caro a longo/ médio prazo para a empresa pelo que vimos e analisámos diversas soluções, tanto nacionais como internacionais.”

Brian Schaff (Administrador da TMC IBERIA).

Solução

Sabiam que tinham de associar o projeto a quem conseguisse fazer uma análise e gestão de expectativas realistas.
Queriam evitar desilusões.

Encontraram a solução certa com as pessoas certas, no Sage ERP X3 em parceria com a F5IT. A solução Sage ERP X3 destacou-se pela:

  • Facilidade de modelar e parametrizar o sistema:
essencial para empresas com processos de negócio muito particulares, como é o caso da TCM.
  • Diversidade de campos e áreas possíveis de controlar. Capacidade multilingue e multilegislação.
  • Plataforma premium de uma empresa multinacional:
garantia de um sistema que pode ser usado por todo o grupo empresarial a vários níveis de gestão.

“O ponto de viragem, na decisão, aconteceu quando conhecemos a equipa com quem íamos trabalhar na implementação. Na F5IT conseguimos encontrar várias pessoas com uma forma e ritmo de trabalho semelhante ao nosso. Sentimos que, verdadeiramente, entendiam os nossos processos. Apontavam as limitações e os custos reais do que queríamos atingir.”

Brian Schaff (Administrador da TMC IBERIA).

Implementação

Fácil integração com a infraestrutura tecnológica existente.

A TMC considerou que, num projeto deste tipo, seria um desperdício de recursos não aproveitar esta fase para uma aprendizagem, relativamente profunda, da gestão e parametrização do software.
Assim, garantiam uma certa independência futura – e também
um entendimento mais aprofundado de como solicitar interações
e análises mais complexas (tanto a nível analítico como processual).
Por isso alocou (a tempo quase inteiro e desde o início) dois colaboradores. Uma pessoa da gestão operacional (direção geral do grupo) e um gestor financeiro/consultadoria em parceria
com a Speedwel.
Os procedimentos e/ou precauções adotados centraram-se principalmente na execução de um paralelo completo de duas semanas a nível operacional e de um paralelo contabilístico por dois meses.

“A flexibilidade inerente ao Sage ERP X3 facilitou “de certa forma a nossa adaptação a um novo sistema mantendo a base de pensamento em todos os processos internos e acrescentando redundância e maior capacidade de análise a vários níveis.”

Brian Schaff (Administrador da TMC IBERIA).

Resultados

O Sage ERP X3 deu à TMC a confiança necessária para uma maior integração entre todo o grupo.

Ver o negócio com outros olhos e inovar.

Segundo Brian Schaff, A dministrador da TMC IBERIA, os objetivos e expectativas propostos inicialmente foram superados.
Este tipo de projetos também tem a vantagem de nunca estarem concluídos porque permitem pensar no negócio de forma diferente e começar a inovar noutras áreas.
Uma das áreas onde o X3 funcionará perfeitamente como base de trabalho será na integração do mesmo numa plataforma
de vendas online.
Por outro lado a integração a nível de soluções móveis e soluções online parecem bastante apelativos e é algo que estamos
a analisar de forma a entender como melhor aproveitarmos
o investimento efetuado e poder dar aos nossos clientes um melhor serviço e atendimento de forma a mantermo-nos numa posição líder e central de mercado.

“Os ajustes necessários foram simples e pacíficos. A equipa local adaptou-se rapidamente ao novo sistema.”

Brian Schaff (Administrador da TMC IBERIA).

Lições Aprendidas

Os 3 Pilares que garantem o sucesso de qualquer ERP.

Segundo Jaime Lopes, Executive Manager da F5IT, o sucesso deste projeto deveu-se às seguintes boas práticas:

  • Envolvimento da equipa de direção: O envolvimento ímpar
por parte da direção da TMC, na forma como conduziu
com objetividade todas as etapas e processos operacionais
que pretendia ver refletidos no Sage ERP X3. Este envolvimento levou a uma enorme cooperação e interação por parte de ambas as empresas, tornando o trabalho de parametrização e transição muito fácil e fluido.
  • Interesse em conhecer as funcionalidades: A passagem de Know-how para um cliente que demonstrou sempre muito interesse em conhecer todas as funcionalidades existentes no Sage ERP X3, de forma a tirar partido do ERP no seu todo, aproveitando ao máximo a potencialidade da plataforma SAFE X3 para melhorar processos importantes na organização.
  • Capacidade de adaptação e inovação: Apesar de algumas especificidades inerentes ao negócio (denominador comum
em qualquer organização), a flexibilidade que a TMC mostrou em adaptar muitos dos processos existentes à estrutura standard do SAGE ERP X3, reconhecendo valências nestas funcionalidades universais e nos métodos de operação comuns e transversais às diversas organizações. Todas estas funcionalidades standard, disponibilizadas no Sage ERP X3, têm-se revelado mais-valias às empresas que pretendem otimização e performance nos seus negócios.

Essas boas práticas são os pilares para o sucesso de qualquer sistema ERP.
No seguimento da implementação em Portugal, e face à mais valia encontrada na solução Sage ERP X3, foi tomada a decisão de implementar o Sage ERP X3 no grupo inteiro. Neste momento estamos na primeira fase de implementação sendo que o arranque está previsto para Abril/2015.

“Com a solução Sage ERP X3 alcançamos uma maior estandardização de processos e poupança de recursos a longo prazo.”

Brian Schaff (Administrador da TMC IBERIA)

Sobre o Sage ERP X3

O Sage ERP X3 é uma solução ERP global do Grupo Sage para empresas de média e grande dimensão. Há mais de 10 anos que o Sage ERP X3 é uma solução ERP comprovada e abrangente, direcionada para os requisitos e desafios específicos das empresas de média dimensão em indústrias desde a produção aos serviços, distribuição e muitas outras. O Sage ERP X3 está presente em mais de 60 países no mundo inteiro, com 275 revendedores e mais de 2000 consultores no seu ecossistema. Milhares de clientes escolheram o Sage ERP X3, porque é fácil de utilizar, de instalação rápida e acessível.

Para saber mais: www.sageerpx3.com